7 Cara Menghemat Biaya Implementasi ERP dan Mengurangi Risiko

Saya telah menerapkan implementasi ERP selama lebih dari 20 tahun. Sampai saat ini, sebagian besar adalah Visual Manufacturing atau Microsoft Dynamics NAV. Selama saya menerapkan ERP, banyak hal telah berubah. Cara “tradisional” lama adalah untuk sesi pelatihan yang sangat intens; diikuti oleh celah yang memungkinkan pelanggan “mengerjakan pekerjaan rumah”; diikuti dengan sesi yang lebih intens.

Artikel ini mungkin sama untuk pesaing saya dan juga untuk perusahaan pengguna akhir mana pun yang tertarik untuk menerapkan ERP. Ini adalah teknik yang kami kembangkan. Saya membantu orang yang ingin melakukan ini (selama Anda memilih target pasar yang berbeda) karena saya yakin pasarnya cukup besar untuk jalan, jauh lebih dari sekedar saya.

Merupakan tantangan yang signifikan bagi saya untuk mencari cara baru untuk melakukan implementasi semacam ini. Secara khusus saya ingin menerapkan pemikiran dan prinsip LEAN pada ERP selama bertahun-tahun. Ini telah memakan banyak waktu, tetapi saya yakin kami telah menciptakan cara baru dan lebih baik untuk menerapkan ERP.

Keahlian saya sekarang adalah dengan Dynamics 365 Business Central dari Microsoft. Saya akan menggunakannya untuk sebagian besar contoh saya, tetapi pendekatan ini harus bekerja dengan hampir semua ERP modern. Mungkin sistem ERP cloud akan diperlukan, karena ada beberapa elemen yang berfungsi paling baik karena Business Central berbasis cloud, tetapi mudah-mudahan Anda dapat menerapkan metode ini ke sistem apa pun.

Saya telah mampu memperbaiki dan menghilangkan pemborosan implementasi ERP yang khas sedemikian rupa sehingga sekarang secara eksklusif menggunakan biaya tetap untuk proyek-proyek Pusat Bisnis kami. Ini sangat radikal. Metode yang saya diskusikan di bawah ini adalah “saus rahasia” yang telah kami tentukan untuk membuat ini berhasil.

Pertama, sedikit latar belakang.

Implementasi ERP Tradisional

Penerapan ERP tradisional memiliki risiko yang sangat tinggi, baik untuk mitra yang menerapkannya maupun untuk pelanggan. Inilah sebabnya mengapa hampir tidak ada yang menawarkan biaya tetap yang sulit dipahami. Risikonya terlalu banyak.

Biaya proyek Dynamics NAV lama tinggi karena metode lama mahal. Implementasi tipikal mengikuti sejumlah fase yang awalnya ditetapkan oleh Microsoft dalam kerangka kerja proyek air terjun. Manajemen proyek air terjun telah terbukti lebih mahal daripada pendekatan “gesit” modern, yang didasarkan pada teknik LEAN.

Pendekatan yang telah digunakan oleh hampir semua orang sejak ERP ada adalah dengan menagih “Waktu dan Material.” Ini berarti bahwa pelanggan membayar waktu yang dihabiskan oleh konsultan, tidak peduli seberapa baik atau buruknya mereka. Ini memindahkan risiko dari implentor ke pelanggan hampir seluruhnya.

Kenyataannya, masih ada risiko yang sangat besar untuk bermitra dengan proyek air terjun tersebut. Saya telah melihat banyak kasus di mana mitra digugat atau diancam ketika proyek ini berjalan sangat buruk.

๐Ÿ‘‰ TRENDING :  Cara Memutar Music Di Discord Android / PC Dengan Mudah

Saya mulai berpikir tentang bagaimana kami perlu mengubahnya setelah membaca postingan LinkedIn yang membagikan artikel tentang mengapa “Penagihan Waktu dan Material itu Tidak Etis”. Saya benar-benar terpesona oleh argumen tersebut. Penulis mengajukan pertanyaan yang menurut saya menyimpulkannya dengan sangat baik:

Jika sebuah restoran menagih Anda untuk waktu dan bahan yang diperlukan untuk memasak steak Anda, bagaimana perasaan Anda?

Ini mungkin memicu pemikiran nyata pertama saya tentang bagaimana berhenti menjadi bisnis waktu dan materi.

Biaya ERP sangat tidak terduga

Salah satu video pertama yang saya unggah ke YouTube adalah penjelasan saya tentang mengapa penetapan biaya tradisional dari penerapan ERP sangat tidak akurat. Saya telah menghabiskan waktu bertahun-tahun sejak mencari cara untuk menghilangkan ketidakakuratan itu.

Jelas cara terbaik untuk memberikan perkiraan yang akurat adalah dengan biaya tetap. Masalahnya, pendekatan tradisional berisiko sangat tinggi bagi pasangan. Sangat menakutkan untuk menawarkan biaya tetap. jika Anda tidak melakukannya dengan benar, Anda berada dalam banyak masalah. Saya telah bekerja sangat keras untuk mengembangkan pendekatan yang menurut saya unik.

Menerapkan Berpikir LEAN untuk Implementasi ERP

Ada gerakan untuk menerapkan pemikiran LEAN pada aktivitas pelayanan. Secara umum, LEAN adalah tentang menghilangkan limbah dari produk fisik, tetapi juga dapat diterapkan pada proyek.

Saya menemukan variasi pemborosan saya sendiri dalam proyek ERP.

Pertama – ada waktu yang dihabiskan oleh sumber yang salah.

Ini biasanya terjadi ketika seseorang yang memiliki biaya terlalu banyak melakukan sesuatu yang dapat dilakukan oleh seseorang yang dibayar jauh lebih sedikit, atau dapat melakukannya dengan lebih cepat.

Kedua – ada langkah-langkah yang tidak perlu

Saya menemukan ini terjadi ketika orang melakukan langkah-langkah untuk “menutupi pantat mereka”. Banyak manajemen proyek yang terlibat dalam hal ini. Ini juga terjadi ketika konsultan (dikompensasikan pada jam yang ditagih) mendorong pekerjaan yang tidak perlu.

Ketiga – ada tugas yang sia-sia

Terkadang pelanggan ingin melakukan hal-hal yang kami, sebagai konsultan ERP, tahu tidak akan berhasil. Dalam penerapan tradisional kami tidak memiliki motivasi ekonomi untuk menghentikannya.

Terakhir – ada “pendarahan” pengetahuan

Ini biasanya pada pelanggan. Biasanya itu terjadi ketika pelanggan tidak mengingat pelatihan mereka karena mereka tidak menghabiskan cukup waktu untuk bekerja di sistem.

Mengapa Implementasi ERP Harus Berubah!

Ketika kami mulai melakukan implementasi ERP berbasis cloud dengan Microsoft Dynamics NAV, biasanya pelanggan membayar $ 100.000 untuk perangkat lunak dan membayar $ 200.000 untuk implementasinya.

Begitu Anda memasuki dunia cloud, di mana Microsoft Business Central adalah $ 100 per bulan per pengguna, segalanya berubah. Sangat penting untuk memberitahu pelanggan bahwa mereka akan menghabiskan $ 2000 sebulan untuk perangkat lunak dan masih membayar $ 200.000 untuk implementasi.

๐Ÿ‘‰ TRENDING :  Cara Setting Bahasa Pada Laptop Atau Komputer Ke Bahasa Indonesia

Jadi kami melakukan apa yang pelanggan kami lakukan. Kami menetapkan harga yang kami pikir akan didukung pasar, dan kami bekerja mundur untuk mengontrol biaya internal kami dan menghasilkan uang dengan melakukan itu. Pelanggan kami adalah perusahaan manufaktur. Mereka perlu memperkirakan biaya, dan kemudian menaatinya. Mereka tidak dapat mendatangi pelanggan mereka dan berkata “kami perlu menagih Anda lebih banyak karena kami tidak efisien dalam proses produksi kami.” Mereka akan gulung tikar dalam semalam.

Pendekatan baru untuk implentasi ERP.

Saya lebih ahli manufaktur daripada ahli teknologi. Beberapa perusahaan manufaktur berpikir dalam kerangka proyek dengan manajer proyek (Engineer to Order adalah pengecualian). Mereka biasanya berpikir dalam istilah manajer operasi dan instruksi kerja standar.

Saya menerapkan pemikiran ini pada proyek ERP. Ini membantu bahwa semua yang kami lakukan adalah menerapkan ERP untuk perusahaan manufaktur.

Berikut adalah langkah-langkah utama yang membantu kami mengurangi risiko (dan biaya) proyek ERP secara dramatis.

1. Kami hanya melakukan satu jenis proyek Berfokus secara eksklusif pada manufaktur, dan di fasilitas kecil, berarti kami dapat menyempurnakan dan menjadi lebih baik dengan setiap proyek. Kami melihat proses tersebut sebagai proses yang berulang dan berulang. Ini menghilangkan desain awal dari rencana proyek, dll. Manajemen proyek dihapuskan, dan kami mengurangi pemborosan itu secara besar-besaran.

2. Kami mengimbangi pekerjaan yang mudah tetapi membosankan kepada pelanggan Ketika seorang konsultan $ 200 per jam melakukan apa yang setara dengan tugas administrasi, itu sia-sia.

3. Kami melatih pelanggan untuk melakukan beberapa tugas yang membosankan. Ternyata ini juga jauh lebih baik dilakukan oleh pelanggan. Business Central mempermudah semua ini karena memiliki alat yang hebat bagi pengguna akhir untuk melakukan tugas yang dulunya sulit. Ada 2 di antaranya khususnya yang menjadi kunci: Laporan dan Pemuatan Data

Kami melatih pelanggan untuk mengedit formulirPelanggan tahu seperti apa tampilan faktur mereka. Mereka tahu di mana mereka menginginkan tanggal jatuh tempo pada PO mereka. Jauh lebih mudah jika kita mengajari mereka untuk mengubah hal-hal ini daripada melakukannya untuk mereka.

4. Kami melatih pelanggan untuk memuat data ke dalam sistem Pemuatan data adalah tugas yang kami berikan kepada siswa koperasi setelah beberapa jam pelatihan. Faktanya adalah, ketika pelanggan “mengerti” bagaimana ini dilakukan – mereka melakukan pekerjaan yang jauh lebih baik dalam membersihkan data mereka dan segalanya menjadi lebih lancar!

5. Kami membuat sesi pelatihan lebih pendek dan VideoPeople melupakan apa yang diajarkan kepada mereka. Itu fakta kehidupan. Anda memiliki banyak hal di piring Anda. Juga, semakin lama seseorang menghabiskan waktu dalam pelatihan – semakin mereka “keluar” dan mulai kehilangan fokus. Kami membuat sesi pelatihan tetap singkat, dan merekam semuanya sebagai video. Orang-orang menyerap lebih banyak dan dapat dengan mudah meninjau kembali apa yang telah mereka lupakan. Artinya kita mutlak harus berlatih dari jarak jauh. Waktu perjalanan adalah pembunuh (dan benar-benar sia-sia) – jadi kita tidak bisa bepergian.

๐Ÿ‘‰ TRENDING :  Cara Download Driver Printer Epson L310 Untuk Windows & Mac

6. Kami menjaga proyek tetap ketat, dan mencegah mitra changeTraditional ERP mendorong kerja ekstra. Kerja ekstra berarti keuntungan ekstra. Bukan untuk kami. Saat kami melakukan proyek Pusat Bisnis, kami tidak menyarankan perubahan apa pun dari proyek aslinya. Proyek kami tidak terlalu ketat – tetapi mereka membatasi fitur yang akan kami terapkan di “Fase 1.” Dengan menjaga agar rencana tetap ketat, “creep” akan jauh lebih sedikit dan bos biasanya jauh lebih bahagia.

7. Kami masih menagih untuk kustomisasi, tetapi mencegahnya juga Kustomisasi adalah satu hal yang tidak dapat kami prediksi – jadi kami juga melarangnya. Dengan model baru ini, kami menemukan pelanggan juga meminta lebih sedikit. Mereka lebih mempercayai kami untuk mengetahui apa yang kami lakukan. Terkadang penyesuaian tidak perlu dipikirkan lagi, dan dalam kasus tersebut kami mendukung dan bahkan mendorongnya. Meski begitu – kami memiliki kurang dari setengah penyesuaian yang biasa kami lakukan.

Kesimpulan

Kami melakukan banyak implementasi Pusat Bisnis, semuanya di bidang manufaktur. Untuk ukuran kami, kami mungkin melakukan lebih dari mitra lainnya di Amerika Utara. Ini sangat membantu kami berlatih dan menyempurnakan langkah-langkah ini. Kami mendapatkan beberapa kesalahan pertama, tetapi kami menghormati kutipan kami dan kehilangan kemeja kami. Sekarang kami telah menyempurnakan prosesnya ke titik di mana hampir setiap pelanggan memberi kami kesaksian (sering kali dalam bentuk video).

Semoga artikel ini dapat membantu Anda bekerja dengan mitra ERP Anda untuk mencari cara bagaimana menghemat biaya dan meningkatkan proyek. Sekalipun Anda adalah perusahaan yang melakukan proyek waktu dan material, banyak dari ide-ide ini masih dapat diterapkan. Minta konsultan ERP untuk mengajari Anda mengedit laporan dan memuat data. Hindari kustomisasi. Bersikeras pada sesi pelatihan singkat dan video yang disimpan.

Jika Anda seorang mitra, jangan ragu untuk mencuri ide-ide ini. Jika Anda ingin menghubungi dan meminta nasihat, silakan. Kami membagikan teknik ini secara terbuka dan jujur.

Check Also

Nonton Youtube Dapat Uang

3 Daftar Website Nonton Youtube Dapat Uang Terbukti Membayar!

ยป Cara Nonton Youtube Bisa Hasilkan Uang Melalui Website!ย ยซ DOWNLOAD Daftar Website yang Terbukti Membayar …